BankID kontraktsløsning som kuttet kostnadene

Telefonen ringte og i andre enden av røret var det en IT- prosjektleder fra Troms fylkeskommune. Det var senvinter, og han sa de var allerede begynt å frykte skolestart der oppe i Tromsø.

IT- avdelingen i fylkeskommunen hadde fått nyss om våre kundeløsninger til studentsamskipnader hvor studenter signerte husleieavtale og betalte inn depositum for studentleilighet via en webløsning. Alt i samme slengen, digitalt med BankID. Kunne vi løse det samme for elev-pcer i Troms? En løsningsorientert kreativ IT- konsulent.

Elev- pc til videregående skoleelever

Videregående skoleelever får ved skolestart i alle fylkeskommuner utlevert en elev- pc som de skal bruke gjennom de 3 skoleårene. PCen blir finansiert gjennom stipend fra statens lånekasse, men det fordrer en signert avtale med elevens foresatte og innbetaling av et depositum, som da senere blir refundert av lånekassen.

Hvordan fikk Troms fylkeskommune inn penger og signerte avtaler

På gamlemåten. I en perfekt verden blir alt betalt inn og kontrakter innlevert, men da vi satt på et møterom i Tromsø to uker etter telefonsamtalen fikk vi kjenne på viktigheten av vår BankID- kontraktsløsning. Depositumpengene kom inn langsomt over tid, men en for stor andel gikk til inkasso. De signerte avtalene på papir trengte også en mer systematisk tilordning. Her var det tid og penger å spare.

Hvor mange i din bedrift er berørt av innsamling av kontrakter og penger?

I Troms var det regnskapsavdelingen (de jobber  med å få inn pengene), utdanningsavdelingen siden de driver med skolene, fylkeskommunens IT- avdeling siden de er ansvarlige for PC- innkjøpene og selve skolene med rektorer og annet it- personell. Alle var  interesserte i å effektivisere prosessen.

Manuell signering og betaling

Problemet kunne vært det samme for en privat bedrift som sender ut avtaler for signering. Per post. Eller scanning og mailing frem og tilbake. Hvor mange kommer tilbake signert, hvor mye tid må du bruke på å purre?  Hvor mye koster det å administrere? Også for kunden.

80% signert og betalt etter 14 dager

Løsningen ble en BankID kontraktsløsning hvor foresatt (forelder) signerer elev-pc avtalen med BankID og i neste klikk betaler depositumet. Fra å være en tidkrevende innkrevingprosess som kunne ta måneder så var 80% av avtalene signert og betalt 2 uker etter skolestart. Alle signerte avtaler systematisk organisert digitalt, pengene på konto uten inkassometoder.

Det denne historien også forteller er at det ikke stod på betalingsevnen.

Historien om den kreative IT- prosjektmedarbeideren i Troms fylkeskommune som så for seg hvordan Digitrolls BankID kontraktsløsning kunne løse et prekært problem hos dem ble verdt en premie, den fikk nemlig BankID prisen allerede i 2011. Og er fremdeles høyaktuell.

I dag er BankID helt innarbeidet med millioner av brukere, inkludert forenklingen med BankID på mobil. Du kan spare tid og penger på å få kunden til å identifisere seg ved pålogging (til f.eks. et nettapotek for å se sine eresepter)  eller signere en avtale (en leieavtalet?) så  sparer du inn investeringskostnaden på hvor lang tid?

Ved skolestart 2017 publiserer Vestfold fylkeskommune tilsvarende BankID løsning for å øke effektiviteten og gi bedre tjenester til sine innbyggere.